4 astuces pour éviter
les annulations de dernière minute

Arf ! 🤬 Un consultant vient encore une fois d’annuler son rendez-vous et cela t’agace ! 😖 C’est normal. C’est toujours hyper désagréable de vivre ce type de situation, surtout quand ton consultant ne te présente aucune excuse et qu’il annule son rendez-vous 1h avant. 🙄

Voici quelques pistes pour éviter au maximum ce type de situation.

1- Email de confirmation de rdv

Envoyer un email permet d’officialiser la prise de rendez-vous. Rappelle dans ton email :

• Date
• Heure
• Lieu de rendez-vous

Précise également l’importance de la ponctualité, les conséquences d’une absence non justifiée et si besoin, les documents à apporter.

Certains professionnels du bien-être y glissent leurs conditions générales de vente (CGV), avec une information du type :

« Un rendez-vous non honoré ne peut être renouvelé qu’une seule fois, si vous me recontactez. Dans le cas contraire, je ne serai, malheureusement, plus en mesure de vous recevoir. »

« Un rendez-vous annulé la veille est un rendez-vous perdu pour tous ! »

« Toute séance annulée ou modifiée moins de 24h avant le rdv fera l’objet d’un cadeau (au choix : chocolats, crustacés, vin blanc ou rouge, plante…) pour votre praticienne. Ceci afin de lui remonter le moral et lui faire oublier qu’elle aurait pu soigner quelqu’un à votre place. »

Cet email peut être envoyé de manière automatique si besoin. Il est également possible de l’envoyer de manière manuelle, dès la prise de rendez-vous par téléphone, par exemple.

2- SMS 48h avant le rendez-vous

Quelques jours avant le rendez-vous, envoie un SMS pour rappeler la date et l’heure.

Précise qu’en cas d’indisponibilité, la personne doit te prévenir plus de (à définir)h avant. Et n’hésite pas à le sensibiliser sur le fléau de l’absentéisme pour ton organisation. 🤓 Tes consultants ne se rendent pas vraiment compte de l’impact d’une annulation pour ton activité…

Cela évite les mauvaises surprises de dernières minutes…

3- Paiement avant rendez-vous

Cela peut-être une solution à envisager, même si je ne suis pas fan. 😕

Personnellement, je crains toujours que cela ne bloque à la prise de rendez-vous. Mais certains professionnels le font; et cela marche ! A tester donc ! 😉

Si tu te sens à l’aise avec cela, tu peux t’aider d’outils externes pour le paiement en ligne : Stripe, Payplug, Sum up… 🙏

Sum Up te permettra d’accepter les cartes bancaires. D’ailleurs, je t’en parle dans mon article Accepter les paiement par carte, la bonne idée.

Sum Up propose également une application (à installer sur ton téléphone) qui te permet d’envoyer un SMS à ton consultant pour obtenir le règlement. Canon, non ?

Attention cependant, l’objectif est avant tout de dissuader. 👇

Il est préférable, si le consultant annule son rendez-vous, de lui proposer un autre rendez-vous ou de lui rembourser le montant payé. Cela évite les conflits et les commentaires négatifs sur la fiche Google Business. Ta sérénité et ton image sur le web n’ont pas de prix. 😉

4- Appel avant rendez-vous

Un rendez-vous annulé peut signifier que la personne ne se sent finalement pas prête à venir te voir (blocage psychologique…). 😞 D’autant plus, si tu n’as jamais rencontré cette personne ou que tu ne l’as jamais eu au téléphone !

Il est alors judicieux d’appeler dès la prise de rendez-vous, pour connaître la problématique du consultant, mais surtout le rassurer sur ta capacité à l’accompagner vers un mieux-être, tout en présentant le chemin à parcourir.

C’est d’ailleurs, selon moi, une étape indispensable. Alors certes, ça prend du temps. 😑 Mais cela va grandement participer à la satisfaction de ton consultant et te permettre de tisser un lien de confiance en amont. 🙏

Au final, cela évite les annulations.

J’espère que tu y vois plus clair. D’ailleurs, que mets-tu en place de ton côté ? Est-ce que cela t’arrive souvent ?

Hâte d’en savoir plus sur ta manière de procéder. 😉
Sandrine.

Psssst 🤫 : N’hésite pas à ajouter un petit commentaire ci-dessous car :
1- Cela me fait plaisir
2- Surtout, cela t’aidera pour le référencement naturel de ton site*. Google aime bien les redirections d’un site à un autre. Profite donc du mien pour le faire au moins 1 fois !
*Bien indiquer l’URL de ton site internet dans le champ prévu à cet effet.